PENGERTIAN SURAT
surat
didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan
informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Pengertian surat
tersebut bersifat umum dna berlaku untuk berbagai kepentingan atau keperluan
tergantung maksud dan tujuan masing-masing pengirim surat, dimana surat itu
bisa berupa surat undangan rapat, penawaran barang, pengaduan pelanggan,
kontrak kerja, pemutusan hubungan kerja, surat keputusan dan lain-lain.
Apa
juga yang dimaksud dengan surat Bisnis?
Secara
umum, definisi dan pengertian surat bisnis adalah surat yang digunakan oleh
seseorang, lembaga organisasi atau institusi yang menyampaikan pesan-pesan
bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan menggunakan media tertentu baik
itu berupa pengiriman surat via pos, faksmilie, telepon ataupun lewat jalur
internet.
COntoh-contoh
surat bisnis sangat beragam jumlahnya, bisa meliputi surat perintah kerja,
surat perkenalan bisnis, surat pemesanan produk, surat pindah alamat kantor,
surat penagihan, surat kontrak kerjasama, surat perjanjian ataupun surat
pengaduan.
BAGIAN SURAT BISNIS
1. Letter Head
(Kop Surat)
Merupakan identitas yang berisi
logo, nama, alamat dan telepon dari pengirim surat.
Contoh kop surat :
Contoh kop surat :
2. Reference
Line
Didalam surat berbahasa Inggris biasanya berisi huruf
depan nama eksekutif yang menandatangani surat tersebut, diikuti dengan garis
miring atau titik dua, lalu nama pengetik surat. Beberapa perusahaan
menambahkan kode atau nomor tertentu berdasarkan sistem arsip mereka. Reference
diletakkan dibagian atas surat diatas date.
Contoh :
Your ref : 22 March 2004
Our Ref : BS/KF
Our Ref : BS/KF
3. Date Line (
Tanggal )
Ini adalah bagian tanggal
pembuatan surat. Sedangkan format penulisan tanggal adalah bulan/hari/tahun,
misalkan August 30, 2012.
Contoh penulisan date menggunakan British Style
03rd April 1990. Format penulisan British Style hampir sama dengan penulisan dalam Bahasa Indonesia hanya saja pada tanggal ditambahkan akhiran bilangan bertingkat. Posisi date pada British Style ditempatkan di sebelah kanan atas surat.
Contoh penulisan date menggunakan American Style
April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.
April 03, 1990
Penulisan date menggunakan American Style ditempatkan di sebelah kiri atas surat dengan format Month Date, Year.
4.
Inside Address
Bagian ini
berisi nama penerimaan surat, jabatanya, dan nama perusahaannya disertai
alamatnya. Jika kamu tidak yakin untuk siapa (nama) surat tersebut ditujukan,
jangan kosongkan, tetapi coba untuk mengunakan jabatannya, seperti “Director of
Human Resources”. Beri jarak antara tanggal dengan penerima.
5. Attention
Line
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.
Sebuah Alternatif untuk menempatkan penerima surat.
6.
Solutition (Salam Pembuka)
Dalam bagian ini, istilah yang digunakan adalah “Dear
Mr./Mrs./Ms. (nama terakhir penerimaan)”, misalkan “Dear Mr. Fathoni”. Tetapi
jika nama penerimanya tidak dikethui, tulis nama departementnya, misalkan “Dear
Director of Department of Human Resource”. Beri jarak antara salam pembuka
dengan isi.
Untuk Mitra
bisnis yang sudah saling akrab biasanya menuliskan dengan “Dear Sue”
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Penggunaan tanda baca pada salutation menggunakan British Style dituliskan tanpa tanda baca (titik koma atau koma) dan dalam American Style menggunakan tanda titik dua.
Dear Mr Krisman => contoh dalam British Style
Dear Mr.
Krisman: => contoh dalam American Style
7. Subject Line (Perihal)
Perihal membuat penerima surat lebih mudah menemukan
maksud dari surat tersebut, misalnya Invitation, Apology, dan lain sebagainya.
Ini merupakan bagian optional dari business letter, artinya kita bisa
mencantumkannya atau tidak.Penulisan subject menggunakan British Style: Subject
ditempatkan diantara salutation dan isi surat.
Penulisan
subject menggunakan American Style: Subject ditempatkan diatas salutation.
8. Body Of
Letter ( Isi Surat )
Isi surat merupakan tempat dimana kamu menuliskan hal
yang ingin disampaikan. Paragraph di isi surat harus menggunakan spasi tunggal
(single space) dan tanpa adanya jarak pemisah antara masing-masing paragrap.
Beri jarak antara bagian akhir isi dengan penutup.
9.
Complimentary Close ( Salam Penutup )
Bagian ini sebagai penanda bahwa surat anda telah
selesai, biasanya diakhiri dengan penulisan “Sincerely”, “Sincerely yours”,
“Thank you”, dan lain sebagainya. Catat, Terdapat sebuah koma di akhir penutup
dan hanya huruf pertama yang menggunakan huruf kapital. Beri jarak 3-4 baris
antara penutup dengan nama, yang nantinya diguankan untuk tempat tanda tangan.
10.
Signature ( Tanda Tangan )
Bagian ini
adalah tanda tangan penulis, biasanya menggunakan tinta warna hitam atau biru.
11.
Enclosure ( Lampiran )
Jika sebuah surat berisi dokument atau lampiran lain
selain surat tersebut, penulis haru menampilakan jumlah lampiran tersebut yaitu
dengan menggunakan “Enclosure (jumah lampiran)”, misalkan “Enclosure (6)”.
12. Carbon
Copy Natation ( Tembusan Surat ).
Bagian ini digunakan untuk menginformasikan kepada
penerima surat, bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada pihak yang perlu
mengetahui isi surat. CC ditempatkan di kiri bawah surat.
Contoh : CC
: Bagian Keuangan
Surat bisnis
adalah komunikasi formal antara kertas, atau bisnis dan biasanya dikirim
melalui Kantor Pos atau kadang-kadang oleh kurir. Surat bisnis kadang-kadang
disebut “mail” (sebagai lawan dari email yang lebih cepat). Adapun sebuah surat
memiliki bagian-bagian yakni :
·
Letter Head (kepala surat)
Letter Head atau biasa disebut
dengan kepala surat. Terletak di paling atas dari sebuah surat.
Baik surat resmi untuk pemerintah atau perusahaan. Kepala Surat
tersebut berisikan nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon,
faksimili, e-mail perusahaan, website perusahaan, logo
perusahaan dll.
·
Date (tanggal)
Tanggal surat berfungsi untuk
memberitahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis. Tanggal
surat terletak di kanan atas pada surat pembaca. Dalam penulisan tanggal nama
bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka saja. Harus
jelas dan lengkap.Dalam penulisan tanggal dibedakan menjadi dua jenis
yaitu menggunakan gaya penulisan British style dan American Style.
Contoh :
British style
08th Desember
2011
Gaya
penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya
Bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahakan akhiran bilangan
bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas
surat.
American style
September 07, 2011
Gaya
penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul
tanggal diakhiri tanda
koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiri atas surat.
·
Inside Addres (alamat yang dituju)
Berisikan nama dan alamat yang
dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat. Biasanya dalam penulisan
Inside Address selain nama dan
alamat penerima, disertakan juga nama lengkap beserta jabatannya serta kodepos
dan Negara yang dituju.
·
Salutation (salam pembuka)
Salam pembuka terletak di bawah alamat dan sebelum isi surat. berfungsi
sebagai salam pembuka atau tanda hormat penulis. Salam pembuka dituliskan di
sebelah kiri. Huruf pertama awal kata ditulis huruf kapital, sedangkan kata
yang lain ditulis huruf kecil semua. Ada dua jenis salam pembuka dalam
penulisan surat yaitu British style, dan American style.
Contoh :
British
style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American
style : Dear Sir
Body of the Letter (isi surat)
Isi surat merupakan bagian dari
pokok surat berisi pesan atau informasi yang penulis ingin sampaikan secara
detail. Pesan yang tertulis dalam surat haruslah jelas dan
langsung pada pokok permasalahan yang akan dibahas.
·
Complimentary Close (salam penutup)
Salam penutup dari sebuah isi surat
berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis. Huruf awal kata salam penutup
ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lainnya ditulis dengan huruf
kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma. Salam penutup biasanya
berupa kalimat “Yours Faithfully” ,” Yours Truly”, “Yours Sincerely”. Salam
penutup dibagi menjadi dua tipe yaitu Britsh style dan American style.
Contoh :
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
Britsh style : Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours
Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
American style : Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
·
Signature and Writer’s
Identification (tanda tangan dan nama penulis)
Berupa tanda tangan penulis terletak
pada sisi kanan bawah pembaca surat., beserta nama jelas penulis surat. Di
cantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal ditulis dengan huruf capital,
tanpa diberi tanda kurung.
·
Sumber
:
1 komentar:
mksh udh share sangat mambantu untuk materi ngajar,
Posting Komentar